Model wykorzystania usługi telekonferencji

Pozwoliłem sobie przygotować klika przykładów wykorzystania systemów telekonferencyjnych, które opisałem poniżej. W kolejnych artykułach postaram się przygotować także klika modeli rozliczeń i kosztów tego typu usług na podstawie cenników firm dostarczających takie rozwiązania.

1.Firma Handlowa o zasięgu ogólnokrajowym

Zastosowanie:
Przekazywanie/zbieranie informacji, dyskusje, burza mózgów.

Dyrektor Regionu: Posiada pięciu kierowników regionalnych. Zamiast powtarzać im codziennie, co dwa dni informacje o np. zmianach cen, woli korzystać z usługi telekonferencje, gdzie w prosty sposób przekazuje informacje wszystkim na raz oszczędzając swój i ich cenny czas oraz likwidując powtarzanie się. Nie musi on również ściągać wszystkich do centrali raz na miesiąc czy tydzień, ponieważ ma możliwość poprowadzenia spotkania wraz z pokazem prezentacji w Power Point za pośrednictwem usługi telekonferencje.

Zalety:
- oszczędność czasu
- oszczędność pieniędzy
- szybszy obieg informacji
- nowoczesne podejście do zarządzania czasem

2. Kancelaria Prawna

Dzięki udostępnieniu konta większej liczbie pracowników (np.11 asystentek). Każdy może w dowolnym czasie na życzenie przełożonego zestawić dowolną liczbę telekonferencji. System telekonferencji nie ogranicza firmy do jednego czy dwóch pokojów telekonferencyjnych. Na koncie klient może zestawić dowolną liczbę telekonferencji w jednym czasie. Znika problem sprawdzania czy jest wolny pokój telekonferencyjny, czy są wolne zasoby. Każdy kto potrzebuje i ma dostęp do konta może zestawić telekonferencję o odpowiadających mu parametrach (czas, liczba osób, wydzwanianie, prezentacje, temat telekonferencji – numer sprawy). Nie będzie już czekania na swoją kolej czy przekładania spotkań ze względu na ograniczenia.

Dbałość o bezpieczeństwo to każdorazowo losowo nadany PIN telekonferencji.

Przejrzystość faktury ułatwi rozliczenie kosztów z klientami kancelarii.

Możliwość nieograniczonego przedłużania telekonferencji pozwoli na prowadzenie negocjacji bez obawy że skończą się wraz z upływem określonego czasu.

3. Badania społeczne

Przy pomocy usługi telekonferencje można w łatwy i tani sposób przygotować rozproszonych ankieterów do wykonania konkretnego zadania. Szybciej i sprawniej niż poprzez tradycyjną usługę telekonferencyjną ponieważ możemy użyć prezentacji Power Point w pokoju konferencyjnym on-line. (klient nadal ma możliwość zestawiania standardowych telekonferencji)

Szkolenie przeprowadzone w ten sposób jest dużo tańsze niż ściąganie ich do siedziby firmy. Dzięki połączeniu doskonałej jakości dźwięku i pokoju on-line można już wpływać na 2 zmysły (słuch, wzrok) pozwala to sprawniej, szybciej przekazać potrzebną wiedzę(dodatkowa redukcja kosztów).

Pokój konferencyjny dzięki możliwości zarządzania przebiegiem konferencji ułatwia prowadzenie dużych(max 58) osobowych telekonferencji(możliwość wyciszania, usuwania , zaznaczania osoby mówiącej) status uczestnika (trzy kolory) daje możliwość kontroli obecności i woli uczestników.

Usługa Telekonferencje – z pewnością nie zastąpi tradycyjnego sposobu spotkań z potencjalnymi klientami, pracownikami, oddziałami naszej firmy, ale z pewnością jest świetną alternatywą do wykorzystywania jej w codziennej pracy w firmach, które cenią swój i innych czas, oszczędzając przy tym także swoje pieniądze.

Zastosowania systemów telekonferencji - przykładowe rozwiązania

W niniejszym artykule postaram się przedstawić wybrane kategorie rozwiązań bazujących na systemach telekonferencyjnych jednej z zaprzyjaźnionych.

W kolejnych artykułach zamierzam dokonać porównania rozwiązań dostarczanych również przez innych usługodawców zarówno z polski jak i z zagranicy.


RELACJE INWESTORSKIE

Osoby zajmujące się Relacjami Inwestorskimi mogą zostać wsparte narzędziami, które pozwolą im komunikować się w łatwy i profesjonalny sposób z inwestorami. Rozwiązanie dla Relacji Inwestorskich oferowane przez Focus Telecom:

• pozwala na organizację dużych wirtualnych spotkań, w których mogą uczestniczyć osoby z całego świata wykorzystujac do komunikacji kanał audio i kanał wizualny (preznetacje, tablica)
• umożliwa zabezpieczenie za pomocą 1 lub wielu kodów PIN oraz prezentacje Imienia i Nazwiska oraz lokalizacji uczestnika konferencji
• udostępnia panel WWW za pomocą którego można zarządzać konferencją: obserwować aktulaną liczbę osób w konferencji, prowadzić głosowanie, wyciszać użytkowników, dołączać nowych, etc ...
• Nagrywać i przechowywać wykorzystywane zasoby takie jak prezentacje, nagranie telekonferencji, listy uczestników, etc ...
• Głosowanie i zgłaszanie chęci zabrania głosu. Uczestnicy konferencji mogą głosować za pomocą klawiatury telefonu lub prosić o przydzielenie głosu.
• Wysyłanie profesjonlanych zaproszeń
• Automatyczne wydzwanianie uczestników w momencie rozpoczęcia telekonferencji

KORPORACJE I DUŻE FIRMY

Korporacje oraz duże firmy zwykle posiadają biura w różnych miejscach natomiast sposób ich działania jest taki jak by cały biznes był w tym samym miejscu. Ażeby stworzyć takie środowisko potrzebne są narzędzia do efektywnej i spójnej komunikacji pomiędzy geograficznie rozporoszonymi lokalizacjami. Rozwiązanie Telemeeting i WebTelemeeting firmy Focus Telecom dostarcza dużym klientom głosowy oraz wizualny kanał komunikacji. Możliwe jest także spersonalizowanie rozwiązania pod wymagania konkretnego klienta od strony wyglądu oraz sposobu działania.

• atrakcyjne ceny dla dużego zagregowanego ruchu
• przejrzysty system bilingowy
• personalizacja rozwiązania pod kątem brandu oraz wizerunku korporacyjnego
• intuicyjny interfejs usługi web- i telekonferencji
• wysoki poziom bezpieczeństwa
• narzędzia do zarządzania grupami osób
• ciągłe wsparcie asystenta BOK dla pracowników firmy oraz możliwość przeprowadzenia darmowego szkolenia
• darmowe usługi konsultingowe w zakresie wdrożenia rozwiązania w struktury korporacyjne firmy bazując na doświadczeniach zdobytych przy wdrażaniu usługi u innych klientów

GENERACJA "LEADÓW". WEBINARIA.

Webinaria Webinaria (web seminaria) są rozwiązaniem i pomyłsem wykorzystywanym coraz częściej przez firmy do celów marketingowych takich jak prezentacje produktu, generowanie popytu, czy tzw. "leadów". Webinaria są doskonałym rozwiązaniem, które umożliwia prezentacje cennych i ciekawych treści, które zwiększają popyt na dany produkt. Uczestnicy i osoby, które chcą dowiedzieć się więcej na temat rozwiązania jakiegoś problemu proszeni są o zarejestrowanie się i podanie podstawowych danych co pozwala na lepsze przygotowanie się osobie prezentującej. Focus Telecom oferuje narzędzie do realizacji webinariów w konkurencyjnej cenie.

KOMUNIKACJA W MIĘDZYNARODOWYCH ORGANIZACJACH
Z naszych usług korzysta kilkaset firm działających na rynku polskim i międzynarodowym. Nasze uslugi dostępnę są 24h 7 dni w tygodniu z dowolnego miejsca na ziemi. Pozwala to na optymalizację kosztów związanych z podróżami zapewniając komunikację rozproszonej grupie osób w strukturach międzynarodowych. Wsparcie dla naszych klientów możliwe jest w języku: angielskim, polskim i niemieckim.

SZKOLENIA ONLINE
Zdalne, wirtualne szkolenia są najczęstszym przykładem wykorzystania telekonferencji. Uczelnie, profesjonalne instytucuje i korporacje są potencjalnymi użytkownikami platformy zapewniającej zdalną edukację dzięki której oszczędzamy pieniądze oraz czas zarówno trenerów jak i uczestników szkoleń. Rozwiązanie do prowadzenia wirtualnych szkoleń oferowanych przez Focus Telecom łączy usługę webkonferencji Webtelemeeting oraz konferencji Telemeeting, które nie wymagają instalacji żadnego oprogramowania i są dostępne odrazu. Webkonferencje to udostępnianie pulpitu, prowadzenie zdalnych prezentacji Power Point, wspólna tablica.

ROZWIĄZANIE DLA PROJECT MANAGERÓW
Sukces projektu wiąże się z właściwym i szybkim pokierowaniem i skoordynowaniem dostępnych zasobów. Efektywna i spójna komunikacja pomiędzy managerem projektu a różnymi członkami projektu może spowodować ukończenie projektu z sukcesem lub jego porażke. Rozwiązanie do zarządzania projektami oferowane przez Focus Telecom pozwala na Managerom Projektu na udną komunikację z uczestnikami projektu wykorzystując do tego kanał audio, video i prezentacje. Nie ma znaczenia dystans pomiędzy różnymi zasobami. Rozwiązanie te pozowoli na zaoszczędzenie czasu i zoptymalizowanie komunikacji pomiędzy członkami projektu.

• wysyłanie zaproszeń do uczestników
• panel WWW, który pozwala na zarządzanie uczestnikami konferencji online
• nagrywanie telekonferencji
• zdalne udostępnianie pulpitu, prezentacji pomiędzy managerem projektu, a pozostałymi członkami zespołu
• tablice, chat, itp...

WPROWADZANIE PRODUKTU NA RYNEK
Ważnym elementem wprowadzania nowego produktu na rynek jest upewnienie się, że produkt został sprawnie zaprezentowany, a jego funkcjonalności i możliwości dobrze zrozumiane przez kupujących. Kolejną kwestią jest pewność, czy kupujący więdzą jak produkt używać i do czego można go zastosować. Telekonferencje pozwalają na prezentację słowną szerokiej grupie potencjalnych kupców natomiast wzbogacenie przekazu o prezentacje Power Point sprawi, że pokaz będzie znacznie efektywniejszy, a dzięki temu zwiększy potencjalny wolumen sprzedaży.

• zaproszenia mailowe oraz rejestracja przed samym eventem
• przypomnienie przed eventem
• sesja pytań i odpowiedzi
• profesjonale wsparcie naszych asystentów przy organizacji eventu
• raporty po spotkaniu
• nagrywanie i archiwizacja spotkania

WIRTUALNA SPRZEDAŻ
USŁUGI KONFERENCJI DLA SMALL BUSINESSU
Mały biznes jest szczególnie świadomy kosztów oraz braku czasu. Focus Telecom przygotował rozwiązania, które umożliwają właścicielom small business na efektywno-kosztową komunikację i współprace z klientami, dostawcami, partnerami. Rozwiązania kierowane dla small busienssu są łatwe w użyciu, dostępne z dowolnego miejsca, nie wymagające instalacji oprogramowania. Oszczędzasz cenny czas, optymalizujesz koszty podróży i porządkujesz współparce z innymi.

Przykładowe funkcjonalności systemów telekonferencyjnych

Panel online

Poprzez stronę WWW możesz: sterować przebiegem telekonferencje, przeglądać biling, wgrywać prezentacje, pobierać nagrania konferencji. Firma może otrzymać kilka kont, dzięki czemu szczegółowo kontrolować koszty.

Lista uczestników online

Na panelu online możesz obserwować uczestników telekonferencje, którzy przebywają aktualnie na mostku i tych którzy są zalogowani do panelu online. Możesz wyciszyć, przydzielić głos, wydzownić daną osobę na telefon podany w książce kontatków, zmienić jej nazwę.

Książka kontaktowa

W łatwy sposób możesz zarządzać wieloma kontkatami tworząc grupy, np. Łódź, Warszawa. Możesz szybko zorganizować dużą telekonferencje wybierając grupami osoby, które mają brać udział telekonferencji. Kontakty możesz dodawać pojedynczo, bądź wgrać pakietem w postaci pliku csv z Twojego Outlook'a lub innego programu.

Telekonferencje cykliczne

Za jednym razem możesz zamówić wiele telekonferencji. Przed każdą telekonferencją uczestnicy otrzymają zaproszenie z informacją jak wdzownić sie na mostek.

Połączenia wychodzące

Możliwość wydzowonienia dużej liczby uczestników za pomocą jednogo przycisku oraz możliwość wydzownienia pojedynczego uczestnika z klawiatury telefonu lub za pośrednictwem Panelu Online.

Automatyczne połączenia wychodzące

Automatyczne wydzwonienie do uczestników telekonferencji w momencie startu telekonferencji.

Blokowanie telekonferencji

Jeśli uznasz, że na mostku są wszystkie osoby, które zaprosiłeś na telekonferencje możesz ją zablokować po przez Panel Online lub z klawiature telefonu.

Zaproszenia

System automatycznie roześle zaproszenia z informacją o telekonferencji jeśli w trakcie telekonferencji podasz e-mail uczestników, bądź wybierzesz ich z Twojej książki kontaktowej.

Przypomnienie

Możesz ustawić czas na ile przed telekonferencją mają być wysłane maile z przypomieniem.

Menu telefoniczne

Telekonferencją możesz zarządzać także z klawiatury telefonu. Wciskasz * i możesz wydzwaniać nowego uczestnika, wyciszać wszystkich, przedłużać telekonferencje, połączyć się z asystentem BOK, zablokować telekonferencje.

Nagrywanie i odtwarzanie

Każda telekonferencja może zostać nagrana w części lub w całości. Wystarczy, że przy zamawianiu zaznaczysz opcje nagrywania. Wszystkie nagrania Twoich telekonferencji znajdują sie w E-Bilbliotece. W każdej chwili możesz pobrać i odsłuchać telekonferencje.

E-Biblioteka

Możliwość przechowywania prezentacji i nagrań archiwalnych telekonferencji

PIN Telekonferencji

Każda telekonferencja zabezpieczona jest automatycznie generowanym 4 cyfrowym PIN-em.

Automatyczne kończenie telekonferencji

Możesz określić ile czasu ma trwać dana telekonferencja.

Funkcje grupowe

W łatwy sposób możesz wykonywać akcje na grupie uczestników. Wyciszać, przydzielać głos, czy też wydzwaniać.

Tryb lektora

Uczestnicy, którzy wchodzą do telekonferencje są automatycznie wyciszeni w celu redukcji szumu generowanego przez poszczególnych uczestników, którzy głownie słuchają.

Głosowanie

Każdy z uczestników w trakcie telekonferencji może podnieść ręke. Funkcjnalność tą można wykorzystać do przeprowadzenia głosowania.

Wielu prowadzących

Kto będzie prowadzącym określasz przed lub w trakcie telekonferencji. Dana telekonferencja może mieć kilku prowadzących. Każdy z nich ma dostęp do funkcjonalności dostępnej prowadzącemu.

Asystent BOK

Podczas każdej telekonferencji czuwa nasz asystent i w każdej chwili możesz się z nim skontaktować. Udzieli Ci odpowiedzi na pytania, czy też pomoże rozwiązać problem

Wyciszanie

Możliwość wyciszenia samego siebie.

Kod projektu (centrum kosztu)

Każda telekonferencja może zostać opisana dodatkowym kodem, ciągiem znaków, dzieki czemu można łatwo allokować koszty np. w ramach kilku jednocześnie prowadzonych projektów. 

Biling online

W panelu online możesz przeglądać zrealizowane telekonferencje, liczbe uczestników, czas ich trwania oraz opłatę za każdą telekonferencje. Dodatkowo każdą telekonferencje możesz opisać kodem projektu, co pozwoli na dokładniejsze zarządzanie kosztami.

Zdalne prezentacje PowerPoint online

Możliwość prowadzenia zdalnych prezentacji PowerPoint. Prowadzacy wgyrwa prezentacje PowerPoint i przełącza slajdy omawiając je na mostku telekonferencyjnym. Pozostali uczestnicy logują sie na strone www.telemeeting.pl, gdzie moga śledzić prezentacje wyświetlną przez prowadzącego.

Dodatkowe funkcjonalności

Nieograniczona liczba uczestników, lokalizacja osoby która aktualnie mówi, wyciszanie uczestników, wydzwanianie do uczestników (grupowe i pojedyncze), usuwanie uczestników z mostka, przydzielanie uczestnikom głosu, blokada mostka od wewnątrz, przedłużanie czasu konferencji, wyciszanie wszystkich uczestników jednym przyciskiem, statusy uczestników