Funkcjonalności rozwiązań telekonferencji

Wiele firm ma ambicje, aby rosnąć i rozwijać się, tym samym przekształcając się z lokalnych firm w orgniazacje krajowe lub międzynardowe. Takie przedsiębiorstwa muszą zapewnić odpowiednią komunikację, która staje się kręgosłupem komunikacyjnym w firmie. Komunikacja dotyczy wymiany informacji pomiędzy pracownikami, klientami znajdującymi się w różnych miejscach.

Komunikacja może polegać na spotkaniach rzeczywistych spotkaniach lub na spotkaniach wirtualnych. Oczywiście w dobie oszczędności i efektywności wykorzystania zasobów telekonfernecje stają się najrosądniejszym wyjściem.

Tym samym telekonferencje są doskonałą alternatywą dla firm, które chcą skutecznie komunikować się ze swoimi pracowinkami ze wszystkich lokalizacji oraz pozwolić na zdalną obsługę klientów.

Główną zaletą telekonferencji w przeciwieństwie do takich form komunikacji jak: e-mail, faks, wiadomości głosowe czy nawet rozmowa telefoniczna jest to, że grupa ludzi może mieć dostęp do tych samych infromacji w tym samym czasie. Jest to ważne, aby przekazać grupie osób te same informacje - za jednym razem, bez konieczności przebywania w tej samej lokalizacji. W niektórych sytuacjach jest to praktycznie niemożliwe. Telekonferencja może pełnić także rolę radiowęzła, w którym od czasu do czasu może być przekazywana informacja kierownictwa.

Takie podejście znacząco obniża koszty podróży dla spółki. Kadra kierownicza może efektywniej dysponować swoim czasem.

Materiały telekonferencyjne mogą zostac przesłane przed telekonferencją, także każdy może je przeglądać na komputrze bądź wydrukować. Oczywiście aktulanie istnieją rozwiązania (web konferencje), które umożliwają pokazywanie pulpitu, czy też zdalne prezentacje Power Point.

Istotną kwestią jest wybór odpowiedniego dostawcy usługi telekonferencje lub zakup sprzętu. Dostawca usługi telekonferencji powinien: dysponować BOK, obsługiwac w języku angielskim, posiadać rozwiązanie, które ma podstawowy zbiór funkcji (wydzwananie, możliwość przypisania kosztu telekonferencji/centrum kosztu, biling, nagrywanie).

Telekonferencja polega na wdzwonieniu się uczestnika na mostek telekonferencyjny na określony numer telekomunikacyjny, podanie numeru telekonferencyjnego i PIN. Prezenter, czy też organizator uzyskuje PIN, który daje mu większe uprawnienia w zarządzaniu telekonferencją.

Rozpoczynając telekonferencje prezenterzy zwykle informują uczestników o agendzie spotkania oraz o tym kto jest w telekonferencji i jakie funkcje są dostępnę dla uczestników z poziomu klawiatury telefonu. Dodatkowo powinni poprosić pozostałe osoby o wyciszenie się. Jest to istotne dla połączeń, w których bierze udział duża grupa słuchaczy.

Jak prowadzić telekonferencje

Jeśli uczestniczysz w telekonferencjach bądź organizujesz telekonferencje ważne jest, aby poprowadzić takie spotkanie profesjonalnie i efektywnie.Jeśli odłożysz słuchawkę po przeprowadzonej telekonferencji, dobrze, żebyś miał poczucie, że zrealizowałeś wszystkie cele złożone przed telekonferencją, a nie zmarnowałeś 30 minut swojego cennego czasu.
Przeczytaj poniższe sugestie jak uczynić spotkanie telekonferencyjne efektywnym.

Przed telekonferencją

Przygotuj się przed telekonferencją:

• poinformuj uczestników telekonferencji o dacie i czasie telekonferencji
• przekaż uczestnikom jakie rzeczy muszą przygotować na telekonferencję
• wyślij wcześniej agendę telekonferencji
• upewinj się, że znajdujesz się w cichym miejscu, gdzie nie będzie żadnych zakłóceń w tle
• wyłącz call waiting, wycisz telefony oraz inne urządzenia

Rozpoczęcie telekonferencji

Rozpoczynaj teleknferencje w wyznaczonym czasie. Zrób krótkie wprowadzanie oraz przedstaw agendę spotkania. Oto kilka porad:

• wdzwoń się na czas albo krótko przed telekonferencją
• poproś uczestników o przedstawienie się, tak żebyś wiedział kto jest aktualnie na mostku telekonferencyjnym.
• przedstaw krótko i sprawnie agendę telekonferencji
• pamiętaj, aby nie przełączać telefonu na hold, gdyż pozostali uczestnicy telekonferencji usłyszą muzykę i będą zdezorientowani

Podczas połączęnia telekonferencyjnego

• proś wybraną grupę osób, a nie wszystkich o odpowiedź na pytanie
• proszanie tematów nie związanych z agendą przenieś na koniec spotkania bądź na inną spotkanie telekonferencyjne
• postaraj się zaangażować w dyskusję wszystkich uczestników
• podsumuj dyskusję
  
• ustal termin następnej telekonferencji

Porady jak polepszyć jakość połączenia
Następujące wskazówki mogą być pomocne w niwelowaniu zakłóceń podczas telekonferencji.

• urządzenia elektroniczne (takie jak blackberry, telefony komórkowe, laptopy, radia) mogą interferować z linią telefoniczną jeśli znajdują się zbyt blisko telefonu. Jeśli to możliwe umieść je w odpowiedniej odleglości, aby nie wprowadzały.
• jeśli chesz połączyć sie na drugiej linii rozłącz się z telekonferencji, gdyż w przeciwnej sytuacji uczestnicy telekonferencji usłyszą music on hold.
• kiedy wprowadzasz PIN telekonferencji nie wyciskaj klawiszy zbyt szybko. Wyłącz także tryb głośnomówiący, gdyż powstające echo może spowodować błąd w PIN telekonferencje.
• w trakcie sesji pytań uczestnicy telekonferencji powinni mówić do słuchawek i nie korzystać z trybu głośnomówiącego. Unikniesz wówczas zakłóceń telekonferencji.
• w sytuacji gdy będziesz korzystał z telefonu konferencyjnego sprawdź wcześniej głośność oraz czułość mikrofonu, tak aby dobrac optymalnie parametery zanim rozpoczniesz telekonferencje.
  

W kolejnych artukułach przygotujemy dla Was materiały pozwalające sprawnie przgytować sie do telekonferencji, przeprowadzić telekonferencje.

Efektywne spotkania z wykorzystaniem usług telekonferencji

Rozówj technologiczny sprawia, że dzięki zaawansowanym rozwiązaniom telekomunikacyjnym odległość pomiędzy nami przestaje mieć zanczenie.
Dlaczego by tych narzędzi nie wykorzystać w Twoim biznesie?
Możesz bardzo szybko zacząć oszczędzać czas i pieniądze przenosząc cześć Twoich spotkań do świata wirtualnego. Równie dobrze prezentacje projektów, omówienie planów możesz prowadzić zdalnie na odległość - bez stersu, że spóźnisz się na spotkanie, czy nie zdażysz na kolejne.

Ażeby korzystać z telekonferencji czy web konferencji nie musisz być guru technologii. Artykuł ten ma pokazać jak łatwo sprawić, aby usługi telekonferencji, web konferencji pozwoliły optymalizować czas i koszty.

Wybór odpowiedniej usługi

Istnieje wiele rozwiązań do komunikacji wirtualnej. Wybór właściwego musi być odzwierciedleniem Twoich celów, które chcesz osiągnąć na spotkaniu, a co za tym idzie z jakich zasobów chesz korzystać.
Czy na Twoim spotkaniu wystarczy tylko przesyłanie głosu, czy chesz przeprowadzić prezentacje Power Point, czy też pokazać projekt w jednym z Twoich programów i podczas rozmowy zmieniać go na oczach Twojego klienta (przykładowe rozwiązania telekonferencyjne oraz webkonferencyjne).

Przy wyborze usługi telekonferencji, czy webkonferencji warto zwrócić uwagę na wysoką jakość, bezawaryjność oraz łatwość obsługi zarówno dla Ciebie jak i uczestników telekonferencji (przykładowe demo systemu telekonferencji). Oczywiście usługi telekonferencyjne oferują szereg dodatkowych funkcjonlaności tj.: autowydzwanianie, możliwość zarządzania telekonferencją poprzez stronę WWW, głosowanie, dołączanie nowego uczestnika, sterowanie telekonferencją za pomocą klawiatury telefonu.

Przed wyborem odpowiedniego rozwiązania warto odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

1. Z ilu lokalizacji będą uczestnicy wirtualnego spotkania. Niektóre rozwiązania umożliwają przydzielenie uprawnień do zamawiania i startowania telekonferencji wybranym osobom. Dzięki temu możesz zapnować nad kosztami i ew. rozliczać dane telekonferencje per lokalizacja lub per projekt. Dodatkowo przydatny będzie biling online.
   
2. Jak wiele osób będzie brało udział w spotkaniu. Czy te spotkania będą miały charakter prezentacji dla dużej liczby osób, wykład, spoktanie z analitykami giełdowymi? Czy może ma być to rozmowa pomiędzy członkami małego zespołu. W pierwszym przypadku usługa telekonferencji powinna mieć możliwość wyciszania pozostałych osób, żeby nie wprowadzały zakłóceń, możliwość monitorowania liczby osób, zbierania pytań i zabierania głosu przez każdego uczestnika.
   
3. Z jakich źródeł będziesz korzystać podczas telekonferencji. Czy ma być to tylko rozmowa - przesyłanie głosu? Czy chcesz pokazać prezentację Power Point? Czy może chcesz omówić jakiś program\wykres, który otwierasz u siebie na komputerze i chesz, żeby każda akcja na Twoim pulpcie była widoczna przez pozostałych.
4. Ile czasu chcesz poswięcić na zorganizowanie spotkania. Widekonferencje będą bardzo pracochłone. Musisz przygotować odpowiednie miejsce, w którym zgromadzisz uczestników wideokonferencji. Do pracy dorywczej napewno lepszym rozwiązaniem będą telekonferencje i webkonferencje.

Odpowiadając na powyżej postawione pytania ułatwisz sobie sposób wyboru dostawcy i usługi. Warto zwrócić uwagę na to, aby dostawca usługi był dostępny podczas każdej telekonferencji w przypadku jakichkolwiek problemów technicznych. Elastyczność w dobrze rozwiązania też jest elementem, który pozowoli odróżnić profesjonalnego dostawcę od firmy, która jest amatorem w tym przedmiocie.

cd..

W kolejnych artykułach postaram się opisać przykładowe zastnosowania rozwiązań telekonferencyjnych i webkonferencyjnych. Mam nadzieję, że pozowolą one być Państwu konkurencyjnym względem innych firm.