Funkcjonalności rozwiązań telekonferencji

Wiele firm ma ambicje, aby rosnąć i rozwijać się, tym samym przekształcając się z lokalnych firm w orgniazacje krajowe lub międzynardowe. Takie przedsiębiorstwa muszą zapewnić odpowiednią komunikację, która staje się kręgosłupem komunikacyjnym w firmie. Komunikacja dotyczy wymiany informacji pomiędzy pracownikami, klientami znajdującymi się w różnych miejscach.

Komunikacja może polegać na spotkaniach rzeczywistych spotkaniach lub na spotkaniach wirtualnych. Oczywiście w dobie oszczędności i efektywności wykorzystania zasobów telekonfernecje stają się najrosądniejszym wyjściem.

Tym samym telekonferencje są doskonałą alternatywą dla firm, które chcą skutecznie komunikować się ze swoimi pracowinkami ze wszystkich lokalizacji oraz pozwolić na zdalną obsługę klientów.

Główną zaletą telekonferencji w przeciwieństwie do takich form komunikacji jak: e-mail, faks, wiadomości głosowe czy nawet rozmowa telefoniczna jest to, że grupa ludzi może mieć dostęp do tych samych infromacji w tym samym czasie. Jest to ważne, aby przekazać grupie osób te same informacje - za jednym razem, bez konieczności przebywania w tej samej lokalizacji. W niektórych sytuacjach jest to praktycznie niemożliwe. Telekonferencja może pełnić także rolę radiowęzła, w którym od czasu do czasu może być przekazywana informacja kierownictwa.

Takie podejście znacząco obniża koszty podróży dla spółki. Kadra kierownicza może efektywniej dysponować swoim czasem.

Materiały telekonferencyjne mogą zostac przesłane przed telekonferencją, także każdy może je przeglądać na komputrze bądź wydrukować. Oczywiście aktulanie istnieją rozwiązania (web konferencje), które umożliwają pokazywanie pulpitu, czy też zdalne prezentacje Power Point.

Istotną kwestią jest wybór odpowiedniego dostawcy usługi telekonferencje lub zakup sprzętu. Dostawca usługi telekonferencji powinien: dysponować BOK, obsługiwac w języku angielskim, posiadać rozwiązanie, które ma podstawowy zbiór funkcji (wydzwananie, możliwość przypisania kosztu telekonferencji/centrum kosztu, biling, nagrywanie).

Telekonferencja polega na wdzwonieniu się uczestnika na mostek telekonferencyjny na określony numer telekomunikacyjny, podanie numeru telekonferencyjnego i PIN. Prezenter, czy też organizator uzyskuje PIN, który daje mu większe uprawnienia w zarządzaniu telekonferencją.

Rozpoczynając telekonferencje prezenterzy zwykle informują uczestników o agendzie spotkania oraz o tym kto jest w telekonferencji i jakie funkcje są dostępnę dla uczestników z poziomu klawiatury telefonu. Dodatkowo powinni poprosić pozostałe osoby o wyciszenie się. Jest to istotne dla połączeń, w których bierze udział duża grupa słuchaczy.