Jak prowadzić telekonferencje

Jeśli uczestniczysz w telekonferencjach bądź organizujesz telekonferencje ważne jest, aby poprowadzić takie spotkanie profesjonalnie i efektywnie.Jeśli odłożysz słuchawkę po przeprowadzonej telekonferencji, dobrze, żebyś miał poczucie, że zrealizowałeś wszystkie cele złożone przed telekonferencją, a nie zmarnowałeś 30 minut swojego cennego czasu.
Przeczytaj poniższe sugestie jak uczynić spotkanie telekonferencyjne efektywnym.

Przed telekonferencją

Przygotuj się przed telekonferencją:

• poinformuj uczestników telekonferencji o dacie i czasie telekonferencji
• przekaż uczestnikom jakie rzeczy muszą przygotować na telekonferencję
• wyślij wcześniej agendę telekonferencji
• upewinj się, że znajdujesz się w cichym miejscu, gdzie nie będzie żadnych zakłóceń w tle
• wyłącz call waiting, wycisz telefony oraz inne urządzenia

Rozpoczęcie telekonferencji

Rozpoczynaj teleknferencje w wyznaczonym czasie. Zrób krótkie wprowadzanie oraz przedstaw agendę spotkania. Oto kilka porad:

• wdzwoń się na czas albo krótko przed telekonferencją
• poproś uczestników o przedstawienie się, tak żebyś wiedział kto jest aktualnie na mostku telekonferencyjnym.
• przedstaw krótko i sprawnie agendę telekonferencji
• pamiętaj, aby nie przełączać telefonu na hold, gdyż pozostali uczestnicy telekonferencji usłyszą muzykę i będą zdezorientowani

Podczas połączęnia telekonferencyjnego

• proś wybraną grupę osób, a nie wszystkich o odpowiedź na pytanie
• proszanie tematów nie związanych z agendą przenieś na koniec spotkania bądź na inną spotkanie telekonferencyjne
• postaraj się zaangażować w dyskusję wszystkich uczestników
• podsumuj dyskusję
  
• ustal termin następnej telekonferencji

Porady jak polepszyć jakość połączenia
Następujące wskazówki mogą być pomocne w niwelowaniu zakłóceń podczas telekonferencji.

• urządzenia elektroniczne (takie jak blackberry, telefony komórkowe, laptopy, radia) mogą interferować z linią telefoniczną jeśli znajdują się zbyt blisko telefonu. Jeśli to możliwe umieść je w odpowiedniej odleglości, aby nie wprowadzały.
• jeśli chesz połączyć sie na drugiej linii rozłącz się z telekonferencji, gdyż w przeciwnej sytuacji uczestnicy telekonferencji usłyszą music on hold.
• kiedy wprowadzasz PIN telekonferencji nie wyciskaj klawiszy zbyt szybko. Wyłącz także tryb głośnomówiący, gdyż powstające echo może spowodować błąd w PIN telekonferencje.
• w trakcie sesji pytań uczestnicy telekonferencji powinni mówić do słuchawek i nie korzystać z trybu głośnomówiącego. Unikniesz wówczas zakłóceń telekonferencji.
• w sytuacji gdy będziesz korzystał z telefonu konferencyjnego sprawdź wcześniej głośność oraz czułość mikrofonu, tak aby dobrac optymalnie parametery zanim rozpoczniesz telekonferencje.
  

W kolejnych artukułach przygotujemy dla Was materiały pozwalające sprawnie przgytować sie do telekonferencji, przeprowadzić telekonferencje.